## 二、準備要發送的文件夾
在確認可以發送的文件大小限制后，接下來需要準備要發送的文件夾。
1. **整理文件**：將所有需要發送的文件整理到一個文件夾中，確保里面沒有多余或不相關的文件。
2. **壓縮文件夾**：通過文件壓縮軟件（如WinRAR、7-Zip或系統自帶的壓縮功能）將文件夾壓縮成一個壓縮包，這可以顯著降低文件的大小。壓縮后，您需要再次檢查壓縮包的大小，確保它在可接受的附件范圍內。
## 三、使用文件共享工具
如果您發現壓縮后的文件仍然超出了郵箱的發送限制，可以考慮以下幾種使用文件共享工具的方法。
### 1. 使用云存儲服務
很多公司都會使用云存儲服務（如Google Drive、Dropbox、OneDrive等）來存儲文件，這些服務通常提供文件共享功能。
#### 步驟：
1. **上傳文件夾**：將壓縮后的文件夾上傳到云存儲服務中。
2. **生成共享鏈接**：在云端找到上傳的文件，生成一個共享鏈接。確保鏈接的權限設置為“任何有鏈接的人都可以查看”或“可以下載”。
3. **發送郵件**：在公司郵箱中撰寫郵件，將生成的鏈接粘貼到郵件正文中，并附上相關說明。收件人只需點擊鏈接即可訪問或下載文件。
### 2. 使用專業的文件傳輸服務
除了云存儲服務之外，還有一些專門的文件傳輸服務（如WeTransfer、SendAnywhere、Filemail等）可用于發送大文件。
#### 步驟：
1. **訪問文件傳輸服務的網站**：打開相應的文件傳輸服務網站。
2. **上傳文件**：根據網站提示上傳壓縮后的文件夾。大多數服務允許免費發送最大2GB的文件。
3. **獲取下載鏈接**：上傳完成后，服務會生成一個下載鏈接或直接發送到收件人的郵箱。
4. **發送鏈接**：如果是生成了下載鏈接，您可以在公司郵箱中撰寫郵件，將鏈接附上，并告知收件人。
## 四、分割發送文件
如果您還是希望通過公司郵箱直接發送文件，可以考慮將超大的文件夾進行分割發送。這種方法適合那些不想使用外部服務的用戶。
#### 步驟：
1. **分割文件夾**：使用文件壓縮軟件將文件夾分割成多個部分。比如說，如果您使用WinRAR，可以設置分卷壓縮功能，將文件壓縮成多個小于公司郵箱限制的壓縮包。
2. **逐一發送**：在郵件中上傳每一部分文件，確保在每個郵件中記錄清楚文件的順序和名稱。
3. **說明郵件內容**：在每封郵件中附上說明，告訴收件人每個部分的內容及對應順序，確保他們能夠順利下載并合并。
## 五、使用FTP服務器
FTP（文件傳輸協議）是一種通過網絡傳輸文件的標準網絡協議。如果您的公司有自己的FTP服務器，您可以通過這種方式發送超大文件夾。
#### 步驟：
1. **連接FTP服務器**：使用FTP客戶端（如FileZilla或Cyberduck）登入公司的FTP服務器。
2. **上傳文件夾**：將壓縮后的文件夾上傳至FTP服務器指定的目錄。
3. **分享訪問信息**：在郵件中提供FTP服務器的地址、用戶名和密碼給收件人。
4. **指導下載**：告知收件人如何使用FTP客戶端訪問并下載文件。
## 六、注意安全問題
在通過各種方式發送超大文件夾時，請務必考慮文件的安全性，尤其是涉及敏感材料時。
1. **加密文件**：在壓縮文件時，可以選擇設置密碼保護，確保只有收件人能夠打開文件。
2. **使用公司內部工具**：如果公司有規定，優先選擇公司內部的文件傳輸工具，以增強安全性。
3. **避免公共Wi-Fi**：在上傳或下載超大文件時，盡量避免在公共Wi-Fi環境下操作，以防文件被竊取。
## 七、總結
發送超大文件夾的確可能在工作中帶來一些挑戰，但通過合理的方式，可以輕松解決這些問題。無論是使用云存儲、文件傳輸服務，還是通過分割和FTP等方式，我們都能找到合適的方案來完成文件的發送。
通過本文的建議和步驟，希望每位員工都能在工作中順利地發送超大文件夾，提高工作效率，減少不必要的煩惱。在使用不同工具時，切記遵循公司的相關規定以及安全措施，以確保信息的安全與保密。確保工作流程順暢，用高效的方法為您的業務助力！
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